Bạn có cảm thấy thiếu sức sống khi làm việc trong một văn phòng bí bách, thiếu ánh sáng hay bị ồn không? Bạn có nhận thấy hiệu suất làm việc của mình giảm sút vì những yếu tố này? Điều này cho thấy môi trường văn phòng đóng vai trò quan trọng trong công việc của bạn. Bài viết sau sẽ cung cấp các bước giúp bạn tạo ra một văn phòng vừa mang tính thẩm mỹ lại vừa chất lượng, nâng cao hiệu quả làm việc và tạo sự thoải mái cho mọi người.

Định hướng mong muốn của bạn cho văn phòng mới

Một trong những điều quan trọng là bạn nên ngồi xuống và nghĩ xem bạn muốn văn phòng mới của mình như thế nào, dưới đây là những ví dụ giúp bạn tìm ra đáp án nhé.

Bạn muốn một không gian làm việc thoải mái?

Bạn muốn tăng cường hiệu suất làm việc?

Bạn muốn không gian làm việc có sự khác biệt?

Mỗi mục đích sẽ dẫn đến những quyết định khác nhau về cách thiết kế và cải tạo không gian văn phòng.

Xác định các yếu tố cần thiết để có văn phòng đẹp và chất lượng

Sau khi bạn hình dung ra được văn phòng của bạn muốn như thế nào rồi thì mình sẽ chỉ cho bạn chú ý những gì để có được không gian phù hợp với từng mong muốn trên

Để có được không gian làm việc thoải mái

Không gian: Sắp xếp không gian mở và thoáng đãng để tránh cảm giác chật chội. Hãy thiết kế không gian cho phép nhân viên có thể cá nhân hóa và thay đổi vị trí làm việc theo ý muốn. Những booth cá nhân nhỏ sẽ tạo ra không gian riêng biệt để tập trung và sáng tạo. Các ghế lười và bàn làm việc được bố trí ngẫu nhiên giúp tạo ra môi trường làm việc linh hoạt và thoải mái. 

Ánh sáng: Hãy kết hợp ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo để không gian làm việc luôn đủ sáng. Ví dụ, bạn có thể đặt bàn làm việc gần cửa sổ để tận dụng ánh sáng tự nhiên vào ban ngày, đồng thời sử dụng đèn LED điều chỉnh cường độ sáng cho các khu vực làm việc vào buổi tối hoặc những ngày nhiều mây. Sử dụng rèm để kiểm soát lượng ánh sáng tự nhiên vào văn phòng, giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái và hiệu quả trong suốt cả ngày.

Nội thất và trang trí: Những chiếc ghế công thái học với khả năng điều chỉnh linh hoạt giúp bảo vệ cột sống và giảm mệt mỏi. Bàn làm việc có thể điều chỉnh chiều cao, cho phép nhân viên chuyển đổi giữa ngồi và đứng, tăng cường sự linh hoạt và giảm nguy cơ đau lưng. khu vực pantry được thiết kế với đầy đủ tiện nghi như máy pha cà phê, tủ lạnh và khu vực ăn uống, tạo điều kiện cho nhân viên thư giãn và nạp lại năng lượng. Chỗ nghỉ ngơi, với các ghế sofa thoải mái và không gian yên tĩnh, giúp nhân viên có thể thư giãn và phục hồi sức lực giữa các giờ làm việc căng thẳng.

Không gian giúp tăng cường hiệu suất làm việc

Linh hoạt: Sử dụng nội thất đa năng và bố trí linh hoạt cho phép bạn tái cấu trúc không gian nhanh chóng. Ví dụ, các bàn làm việc công thái học và vách ngăn di động phù hợp với số lượng nhân viên hoặc mục đích sử dụng khác nhau. Thiết kế này không chỉ giúp văn phòng phù hợp với sự thay đổi của công ty mà còn nâng cao hiệu suất làm việc bằng cách tạo ra không gian linh hoạt và tối ưu hóa sự tương tác giữa các nhân viên.

Giảm tiếng ồn: Những tiếng như tiếng gõ bàn phím, cuộc trò chuyện của đồng nghiệp, tiếng máy móc và âm thanh từ các khu vực xung quanh có thể ảnh hưởng lớn đến năng suất và sự tập trung. Hãy sử dụng vật liệu cách âm, tấm tiêu âm và thảm để giảm tiếng ồn. Bằng cách này, bạn có thể tạo ra các khu vực yên tĩnh, phù hợp cho các cuộc họp, phỏng vấn quan trọng, hoặc làm việc cá nhân mà không bị phân tâm.

Tinh chỉnh không gian làm việc: Tối ưu hóa không gian với tủ, kệ thông minh và sắp xếp các khu vực làm việc sao cho thuận tiện và hiệu quả. Ví dụ, đặt các khu vực làm việc gần nhau để giảm thời gian di chuyển, sắp xếp khu vực lưu trữ hồ sơ gần khu làm việc và tạo không gian mở cho sự giao tiếp.

Không gian làm việc độc đáo

Chọn màu sắc của thương hiệu: Sử dụng màu sắc của thương hiệu để trang trí toàn bộ không gian. Heineken ở Vũng Tàu, họ đã rất tốt trong việc đưa thương hiệu vào thiết kế văn phòng. Sử dụng ánh sáng xanh đỏ và hình con hổ trên lon bia Tiger là điểm nhấn. Những chi tiết này giúp tạo ra một môi trường làm việc độc đáo và đầy cảm hứng, đồng thời củng cố hình ảnh thương hiệu trong mắt nhân viên và khách hàng.

Hiển Thị Logo và Tuyên Ngôn: Đặt logo công ty ở những vị trí nổi bật như cửa ra vào, khu vực tiếp khách hoặc trên các bức tường chính. Cũng có thể tích hợp tuyên ngôn sứ mệnh hoặc các giá trị cốt lõi của công ty vào thiết kế như một phần của trang trí tường hoặc trong khu vực làm việc.

Tạo không gian đón tiếp khách: Thiết kế các khu vực như phòng họp, khu vực tiếp khách với các yếu tố thương hiệu để lại ấn tượng sâu sắc. Sử dụng các thiết bị và tài liệu thương hiệu trong các cuộc họp và sự kiện.

Tạo khu vực trưng bày sản phẩm và dịch vụ: Điều này không chỉ làm nổi bật thương hiệu mà còn tạo cơ hội để khách hàng và nhân viên tìm hiểu thêm về những gì công ty cung cấp.

Dự toán ngân sách và quản lý chi phí

Để dự toán ngân sách và quản lý chi phí cho dự án, hãy làm theo các bước sau:

Xác định ngân sách: Tính toán tổng ngân sách cho dự án, bao gồm chi phí cho nội thất, thiết bị, hệ thống điện, điều hòa và dịch vụ chuyên nghiệp.

Lập danh sách chi tiết: Ghi rõ các khoản chi và dự trù thêm cho chi phí phát sinh có thể xảy ra.

Chọn nhà cung cấp: Tìm kiếm và so sánh các nhà cung cấp để chọn sản phẩm và dịch vụ phù hợp với ngân sách và yêu cầu chất lượng.

Theo dõi chi phí: Giám sát chi phí thường xuyên để giữ ngân sách trong tầm kiểm soát. Đảm bảo mọi thay đổi trong kế hoạch đều được phê duyệt và cập nhật vào ngân sách.

Báo cáo chi phí: Tạo báo cáo chi phí định kỳ để điều chỉnh kế hoạch tài chính khi cần thiết.

Lên kế hoạch thực hiện

Để thực hiện dự án hiệu quả, hãy làm theo các bước sau:

Chia giai đoạn thực hiện: Phân chia dự án thành các giai đoạn như lập kế hoạch, thiết kế, thi công và hoàn thiện. Đặt mục tiêu và thời gian hoàn thành cho từng giai đoạn.

Tạo lịch trình công việc: Xây dựng lịch trình chi tiết với các mốc thời gian quan trọng. Ghi rõ ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cho từng phần của dự án.

Dự phòng thời gian: Đảm bảo có thời gian dự phòng để xử lý các vấn đề phát sinh và tránh trễ hạn.

Tham khảo ý kiến chuyên gia

Hợp tác với nhà thiết kế nội thất hoặc kiến trúc sư để đảm bảo kế hoạch thực hiện đáp ứng tiêu chuẩn thiết kế và chức năng. Nếu bạn đang cần nhận ý kiến chuyên gia về các giải pháp tối ưu hóa không gian và chọn lựa nội thất có thể liên hệ đội ngũ thiết kế & thi công văn phòng Jade Swan nhé.